Met de zomer voor de deur staan er in Apeldoorn weer veel evenementen op de planning, voor zowel de inwoners van Apeldoorn als de toerist. Maar ook de zakelijke toerist weet Apeldoorn steeds beter te vinden. En met trends in congresland als het organiseren van een congresfestival, bevorderen van live-communicatie en thema’s als ‘duurzaamheid’ is het eigenlijk helemaal zo vreemd nog niet om Apeldoorn dé congresstad van Nederland te noemen. Maar met alleen noemen kom je er natuurlijk niet. Apeldoorn Congresstad zet zich samen met actieve leden in om Apeldoorn als dé congresstad van Nederland op de kaart te zetten. Apeldoorn Direct zocht contact met Bianca Cuperus, vertegenwoordigster van Apeldoorn Congresstad, om Apeldoorn bij te praten en te activeren om te participeren.
Apeldoorn Congresstad? Vertel eens?
,,Apeldoornse hotel- en congresondernemers die een jaar of 5 geleden dachten: ‘Ja, heel belangrijk die toerist, maar ook de zakelijke toerist moeten we niet vergeten.’ Een doelgroep die tot dan nog weinig aandacht krijgt. Tijd voor verandering. Dus sloegen zo’n 12 ondernemers de handen ineen en richtten de stichting Apeldoorn Congresstad op. Om zo collectief de stad voor deze doelgroep op de kaart te zetten. Daarnaast is ‘young professionals naar de stad halen’ één van de speerpunten van de gemeente.
Dat initiatief, in samenwerking met met de gemeente, werpt zijn vruchten zichtbaar af. De afgelopen jaren verdubbelde het aantal congresaanvragen voor Apeldoorn. De komende jaren krijgen we meer steun om de groei van Apeldoorn Congresstad verder te ontwikkelen. En daar ben ik dankbaar voor. Met 2 nieuwe parttime collega’s kunnen we echt stappen maken. In deze branche moet je er gewoon echt bovenop zitten. Je moet aan iedere congres- offerteaanvraag de juiste continuïteit kunnen geven. En dat lukt simpelweg niet met de beperkte tijd die we hadden van 1 á 2 dagen per week.”
Mijn event organiseren in Apeldoorn, waarom zou ik dat doen?
,,Het bijzondere aanbod van unieke locaties. De bereikbaarheid is gunstig vanuit het gehele land. Ook kan je hier bijna overal voor de deur parkeren zonder leeg te lopen qua parkeergeld. De 3 treinstations maken ook het reizen met openbaar vervoer een makkie. De natuurlijke omgeving van de Veluwe maakt je direct vrolijk. Mensen hier nemen nog de tijd voor je en zijn authentiek. En laten we de tarieven niet vergeten. In vergelijking met de randstad krijg je in Apeldoorn voor dezelfde prijs nét die extra beleving waarnaar je op zoek bent. Dat maakt je overweging een congres te verlengen naar een meerdaags event ook gemakkelijker. Zo geef je je deelnemers direct wat lucht en ruimte en vergroot je de impact van je event.”
Moet het event altijd een zakelijk tintje hebben? Of mogen particulieren ook bij jullie aankloppen?
,,We richten ons vooral op de zakelijke gast. Maar of deze nu via een bedrijf, stichting of vereniging naar ons toekomt, dat maakt niet uit. We helpen hen graag met het vinden van de juiste locatie in Apeldoorn.”
Waarom kiezen bedrijven ervoor om de zoektocht naar een geschikte locatie uit handen te geven? En hoe gaat dat proces dan?
,,Het gemak van het ‘One stop shop’-principe. ‘Even Apeldoorn bellen’, of appen met jouw aanvraag is super gemakkelijk en bespaart je tijd. We kennen alle deelnemende locaties op ons duimpje. Dat zorgt voor een doeltreffend aanbod met díe locaties passend bij jouw event. Geen tijdverslindende contacten met 101 locaties. Geef ons je wensen door en we gaan voor jou aan de slag zodat jij je kunt focussen op de inhoud. Wij leveren op basis van jouw wensen en behoeften vanuit jouw shortlist locaties één voorstel aan.Dat maakt een goede vergelijking voor de organisator gemakkelijk. Echt appels met appels vergelijken.”
Hoe bepaal je welke locatie het beste past bij jouw event?
,,De uiteindelijke keuze ligt altijd bij de opdrachtgever, als team hebben wij daar een adviserende rol in. Wij voelen als de beste aan wat weleens een ‘match’ zou kunnen zijn. Geeft de organisator aan dat hij iets industrieels zoekt, wat tegenwoordig erg hot is, dan zijn er wel een paar locaties die er uit springen. Denk aan het Zwitsalterrein, waar je de hal helemaal naar eigen idee kunt aankleden. Dat klinkt misschien erg omslachtig, maar met de partners met wie wij daar samenwerken is die hal in een handomdraai ingericht. Voor de industriële uitstraling ben je ook bij Radio Kootwijk erg op je plek. Vergeet dan niet de prachtige omgeving van de Veluwe mee te nemen in je programma.”
En als ik mijn event wil onderbreken met een activiteit? Moet ik dan zelf op zoek of kan Apeldoorn Congresstad mij hierin ook assisteren?
,,Samen met onze leden kunnen we ook hierin helpen. De diversiteit aan activiteiten is groot. Per locatie heeft iedereen zo zijn eigen aanbod passend bij de locatie of omgeving. Maar leden als SOS-Events en Tim Koldenhof Producties hebben zelf natuurlijk ook plenty ervaring in het organiseren van activiteiten en belevingen.”
Kan iedere locatie met vergaderruimtes of kamers zich bij Apeldoorn Congresstad aansluiten?
,,We willen het aanbod graag heel divers houden. Daarom sluiten we graag meer leden aan waarbij hun corebusiness in de congres- en evenementenmarkt ligt. Verhuur je alleen maar een ruimte, dan ben je voor ons niet de geschikte partner. We verwachten een actief partnership van al onze leden om zo samen de samenwerking naar het hoogst haalbare level te tillen. Dat zijn ook niet alleen de grote jongens. Wenum Hoeve, CODA museum en City Lounge bijvoorbeeld zijn unieke locaties wanneer je echt op zoek bent naar iets anders. Van die verborgen pareltjes. Je bent zo een paar uur in de maand actief met je deelname in de vorm van delen van aanvragen, content, social media en filmpjes. Een blik achter de schermen bijvoorbeeld. Geen commercieel verhaal, maar pure, gepassioneerde, feel good filmpjes. En daar hebben we onlangs zelf de aftrap mee gegeven door onze eigen film te lanceren. Hierin komen een aantal leden aan het woord. Gepassioneerde vakmensen. Geen marketingmanager, directeur of salesmanager, maar juist de mensen die je treft tijdens je congres. We hebben hiermee een herkenbaar beeld neergezet. Als je plaatje klopt, dan haken mensen aan. Apeldoorn is niet direct top of mind wanneer iemand iets moet organiseren. Wanneer we dat idee kunnen beïnvloeden door ze visueel iets mee te geven, dan is dat een prachtig medium.”
Verhaal gaat verder onder de video.
Hebben jullie de afgelopen jaren een trend opgemerkt?
,,Er gebeurt al zoveel online, dat maakt live-communicatie steeds belangrijker. Activiteiten in combinatie met kennisoverdracht. Liefst op een buitenlocatie of in de vorm van een congresfestival. Mensen willen geprikkeld worden. Niet meer van zaaltje a naar b, maar een inspirerende omgeving waarin je verbinding kunt maken met elkaar. De natuur en dus ook Apeldoorn kan daar een bijdrage aan leveren. We willen niet alleen die Apeldoornse congreslocatie op zich in de markt zetten, maar de gehele stad. Waarom zou je op 1 plek blijven als voor je deelsessie gebruik kunt maken van diverse locaties verspreid door de stad? Ook geeft men steeds vaker gehoor aan de wens van de deelnemers om meer vrije tijd in het programma op te nemen. Bijvoorbeeld door een meerdaags event te organiseren. Zo blijft er waardevolle tijd over voor het leggen van contacten en napraten. Geen gehaaste borrel en voor de file naar huis. Stel dat je plenaire bijeenkomst plaatsvind in Orpheus en vervolgens ga je voor je deelsessies naar CODA, De Keizerskroon en/of het Paleis Het Loo. De inspirerende spreker tref je op de heide in Kootwijk zodat zijn verhaal echt kan landen.”
Is er een bepaald soort branche of regio welke graag in Apeldoorn organiseert?
,,De organisatoren welke eerst volop Randstad boekten, lijken langzaam maar zeker wakker te worden. De drukte, hoge prijzen en ook beperkte beschikbaarheid verplicht ze verder te kijken dan de Randstad. Als je Paleis Het Loo of de Apenheul noemt, roept dit bij veel mensen herkenning op. Maar vraag je hun vervolgens waar de trekpleisters liggen, dan blijft het stil. Daar liggen kansen. De zorg, IT, maakindustrie en bijeenkomsten met het thema duurzaamheid weten Apeldoorn als congresstad te waarderen. En daar is een verklaarbare reden voor. De zorg vanwege onze bereikbaarheid vanuit het hele land en locaties met een niet al te luxe uitstraling én het feit dat er veel grote zorgaanbieders in Apeldoorn zijn gehuisvest. Met een bovengemiddeld aantal IT’ers in Apeldoorn (7%) is die branche goed vertegenwoordigd.”
Hangt er vaak eenzelfde soort thema aan het te organiseren event?
,,Duurzaamheid komt als thema vaak terug. Doordat we als stad ons profileren als ‘cleantech regio‘, is Apeldoorn voor dat thema dan ook een voor de hand liggende keuze. Wanneer je als stad veel doet met zo’n thema, kun je ook als stad direct een bijdrage leveren aan de inhoud van een dergelijk congres of event met dit thema. Meedenken over inhoudelijke zaken, een gastspreker aandragen of een out of the box-moment leveren. Ideaal natuurlijk voor de organisatie. Zo krijgt de opdrachtgever niet alleen de beste match met de locatie, maar ook met de stad Apeldoorn. En dat werkt als een trigger om een vervolgbezoek te plannen of het verhaal door te geven. Juist dat is wat wij steeds meer proberen te bereiken. Een groot netwerkt dat het logistiek gezien allemaal prettig maakt om zo samen een succesverhaal neer te zetten.”
Welk event is jullie het meeste bijgebleven de afgelopen jaren en waarom?
,,Het VNG en LPB Congres. Beide met 10 à 20 deelsessie verspreid door de stad, precies hoe wij dat het liefste zien. Locaties liggen hier zo dicht bij elkaar en zijn met bus, fiets of ludiek vervoer makkelijk te verbinden. Zelf hebben we een aantal mooie client events mogen organiseren. ‘Expeditie Apeldoorn‘ bijvoorbeeld, waarvoor we de organisatoren met mini’s op ontdekkingsreis door Apeldoorn hebben gestuurd. En met ‘Now boarding‘ nemen we organisatoren en opdrachtgevers mee vanaf vliegveld Teuge. Om ze zo vanuit de lucht te laten zien hoe groen, centraal en compact de stad is. Organiseren op verschillende plekken in de stad klinkt vaak erg spannend tot je het met eigen ogen gezien hebt. Dan gaat het leven. Doordat je zo’n ervaring met elkaar deelt, kom je tot elkaar en creëer je een verbinding. Je parapluutje gaat open staan waardoor je veel beter in staat bent kennis op te doen en de ander te raken. Dat is vaak juist het doel van het congres, kennis delen en je verhaal overbrengen. Daar zit een heel psychologische en neurologische gedachtegang achter.”
Zijn er nog wensen voor de toekomst?
,,De stad Apeldoorn nóg beter als congresstad op de kaart zetten en nog meer inzoomen op de thema’s zodat we een nóg gerichter aanbod kunnen bieden. We hebben al mooie congressen op de agenda staan voor de komende jaren. Meerdaagse internationale congressen, waarvan we hopen er nog veel meer binnen te halen voor de stad. En het liefst met een groter team. We willen groeien in congressen én leden. En met leden denken wij verder dan alleen aan nieuwe locaties. Eigenlijk willen we alle bedrijven die een bijdrage aan een congres of event kunnen leveren oproepen contact met ons op te nemen om de mogelijkheden voor een samenwerking te bekijken. Dat kan eenvoudig door mij te e-mailen of bellen. Wij kijken uit naar een ambitieuze toekomst.”
